Glossar Einkauf

A bis E

Ausschreibung

Strukturiertes Verfahren, mit dem ein Unternehmen mehrere Anbieter zur Abgabe vergleichbarer Angebote auffordert. Dazu gehören die Aufnahme der Anforderungen, die Ausschreibungsunterlagen, die Auswertung der Angebote und am Ende eine Vergabeempfehlung. Je nach Ziel läuft eine Ausschreibung über RFI, RFP oder RFQ.

Mehr dazu: Ausschreibungsmanagement unter Leistungen, Blogbeitrag RFI, RFP und RFQ. Siehe auch: RFx, Vergabeempfehlung

Bedarfsträger

Die Person oder Fachabteilung, die etwas benötigt und den Bedarf beim Einkauf anmeldet, etwa die Produktion, die IT oder das Marketing. Wie gut der Einkauf die Bedarfsträger einbindet, entscheidet oft darüber, ob Bestellungen über den offiziellen Weg laufen.

Mehr dazu: Blogbeitrag Maverick Buying. Siehe auch: Guided Buying

Bietervergleich

Gegenüberstellung der eingegangenen Angebote nach Preis, Leistung und weiteren Kriterien. Der Bietervergleich bildet die Grundlage für Verhandlungen mit den bestplatzierten Anbietern und für die Vergabeempfehlung.

Mehr dazu: Verhandlungsberatung und Softwareauswahl unter Leistungen. Siehe auch: Entscheidungsmatrix

Change Management

Geplante Steuerung von Veränderungen, damit neue Prozesse oder Software im Alltag tatsächlich genutzt werden. Stefan Roggatz arbeitet dabei nach dem Drei-Stufen-Ansatz Why, Where und How: Warum ändert sich etwas, wo genau, und wie wird es umgesetzt.

Mehr dazu: Einführung und Rollout unter Leistungen. Siehe auch: Soll-Prozess

Coupa

Cloudbasierte Plattform für Beschaffung, Rechnungsverarbeitung und Ausgabensteuerung. Coupa gilt als vergleichsweise nutzerfreundlich und wird häufig mit SAP Ariba verglichen, wenn Unternehmen eine Source-to-Pay-Lösung auswählen.

Mehr dazu: Beitrag SAP Ariba vs. Coupa im Blog, Softwareauswahl unter Leistungen. Siehe auch: SAP Ariba, JAGGAER

E-Procurement

Elektronische Abwicklung von Beschaffungsvorgängen über Software, von der Bedarfsanforderung über die Bestellung bis zur Rechnung. E-Procurement verkürzt Freigabewege und macht Ausgaben auswertbar. In einem Handelsprojekt sank die Dauer des Bestellprozesses so von acht auf zwei Tage.

Mehr dazu: Digitalisierung und KI unter Leistungen. Siehe auch: Purchase-to-Pay, Source-to-Pay

Einkaufsoptimierung

Sammelbegriff für Maßnahmen, die Einkaufskosten senken und Prozesse verbessern, zum Beispiel Nachverhandlung, Bündelung von Bedarfen, bessere Zahlungskonditionen und schlankere Bestellwege. Am Anfang steht meist eine Spend-Analyse. Das durchschnittliche Einsparpotenzial liegt in den Projekten von Stefan Roggatz bei 12 bis 18% des Einkaufsvolumens.

Mehr dazu: Einkaufsoptimierung unter Leistungen, Blogbeitrag Einkaufsoptimierung. Siehe auch: Spend-Analyse

Einkaufsrichtlinie

Interne Vorgabe, die regelt, wer was bei wem und bis zu welchem Betrag bestellen darf und welche Freigaben nötig sind. Eine Einkaufsrichtlinie wirkt am besten, wenn der offizielle Bestellweg gleichzeitig der einfachste ist.

Mehr dazu: Blogbeitrag Maverick Buying. Siehe auch: No PO, no Pay

Einkaufsstrategie

Langfristige Ausrichtung des Einkaufs an den Unternehmenszielen. Sie legt fest, welche Warengruppen wie beschafft werden, mit welchen Lieferanten man eng zusammenarbeitet und wo Wettbewerb gezielt genutzt wird. Grundlage ist meist eine Portfolioanalyse.

Mehr dazu: Einkaufsstrategie unter Leistungen. Siehe auch: Portfolioanalyse, Lieferantenmanagement (SRM)

Entscheidungsmatrix

Bewertungsraster, in dem Angebote anhand gewichteter Kriterien wie Preis, Funktionsumfang, Referenzen oder Servicelevel Punkte erhalten. Die Entscheidungsmatrix macht Angebote mit unterschiedlichen Lösungsansätzen vergleichbar und die Vergabeentscheidung nachvollziehbar.

Mehr dazu: Blogbeitrag RFI, RFP und RFQ, Ausschreibungsmanagement unter Leistungen. Siehe auch: Bietervergleich

F bis M

Guided Buying

Geführter Bestellprozess, bei dem Mitarbeiter über eine einfache Oberfläche zu freigegebenen Katalogen, Rahmenverträgen und Lieferanten geleitet werden. Guided Buying senkt Maverick Buying, weil der offizielle Weg schneller ist als die Bestellung am Einkauf vorbei.

Mehr dazu: Blogbeitrag Maverick Buying, Digitalisierung und KI unter Leistungen. Siehe auch: Katalogmanagement

Indirekter Einkauf

Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt in das Endprodukt eingehen, etwa IT, Facility Management, Marketing, Bürobedarf oder Beratung. Der indirekte Einkauf ist meist kleinteilig und auf viele Bedarfsträger verteilt, deshalb liegt hier oft das größte ungenutzte Einsparpotenzial.

Mehr dazu: Einkaufsoptimierung unter Leistungen. Siehe auch: Tail Spend, Warengruppe

JAGGAER

Anbieter einer Source-to-Pay-Suite für Beschaffung, Lieferantenmanagement und Rechnungsverarbeitung. JAGGAER wird neben SAP Ariba und Coupa häufig in Softwareauswahlen betrachtet und kam unter anderem in einem Handelsprojekt von Stefan Roggatz zum Einsatz.

Mehr dazu: Softwareauswahl unter Leistungen, Beitrag SAP Ariba vs. Coupa im Blog. Siehe auch: Source-to-Pay

KI im Einkauf

Einsatz künstlicher Intelligenz für Aufgaben wie das Klassifizieren von Ausgaben, das Prüfen von Verträgen, Marktrecherchen oder das Vorbereiten von Verhandlungen. Voraussetzung sind saubere Daten, klare Regeln und ein Team, das die Ergebnisse prüft.

Mehr dazu: Blogbeitrag KI im Einkauf, Digitalisierung und KI sowie Workshops und Trainings unter Leistungen. Siehe auch: Spend-Analyse

Katalogmanagement

Pflege elektronischer Produktkataloge mit vereinbarten Artikeln und Preisen, aus denen Mitarbeiter direkt bestellen. Kataloge für die größten Warengruppen zeigen oft schon nach wenigen Monaten Wirkung auf die Bestelldisziplin.

Mehr dazu: Blogbeitrag Maverick Buying. Siehe auch: Guided Buying, Rahmenvertrag

Lastenheft

Dokument, in dem der Auftraggeber seine Anforderungen an eine Lösung beschreibt. Bei Software spricht man vom IT-Lastenheft. Es ist die Grundlage für Ausschreibung und Anbieterbewertung, die technische Umsetzung beschreibt der Anbieter anschließend im Pflichtenheft.

Mehr dazu: Softwareauswahl unter Leistungen. Siehe auch: Pflichtenheft, Soll-Prozess

Lieferantenkonsolidierung

Bündelung von Bedarfen auf weniger Lieferanten, um bessere Preise und Konditionen zu erreichen und den Verwaltungsaufwand zu senken. In einem Maschinenbauprojekt führten Spend-Analyse und Lieferantenkonsolidierung zusammen zu 15,3% Einsparung.

Mehr dazu: Einkaufsoptimierung unter Leistungen, Blogbeitrag Einkaufsoptimierung. Siehe auch: Spend-Analyse

Lieferantenmanagement (SRM)

Supplier Relationship Management: Auswahl, Bewertung, Entwicklung und Steuerung der Lieferantenbeziehungen über die gesamte Zusammenarbeit. Ziel ist, mit den wichtigen Lieferanten verlässlich zusammenzuarbeiten und Risiken früh zu erkennen.

Mehr dazu: Einkaufsstrategie unter Leistungen. Siehe auch: Portfolioanalyse

Longlist und Shortlist

Die Longlist sammelt alle grundsätzlich geeigneten Anbieter nach einer ersten Marktanalyse. Nach einem RFI oder einer Vorprüfung bleibt die Shortlist mit meist drei bis fünf Anbietern, die in die engere Auswahl kommen.

Mehr dazu: Softwareauswahl unter Leistungen, Blogbeitrag RFI, RFP und RFQ. Siehe auch: RFI

Maverick Buying

Beschaffung am Einkauf vorbei, also Bestellungen außerhalb der vereinbarten Prozesse, Verträge oder Lieferanten. Die Folgen sind höhere Preise, verschenkte Rabatte und Ausgaben, die der Einkauf nicht sieht. Gesetzlich verboten ist Maverick Buying nicht, es verstößt aber gegen interne Einkaufsrichtlinien.

Mehr dazu: Blogbeitrag Maverick Buying. Siehe auch: Tail Spend, Einkaufsrichtlinie

Medienbruch

Stelle im Prozess, an der Informationen das System wechseln und häufig von Hand übertragen werden, etwa eine Bestellung per E-Mail, die dann ins ERP abgetippt wird. Medienbrüche kosten Zeit und erzeugen Fehler. Eine medienbruchfreie Abwicklung von der Anforderung bis zur Zahlung ist ein Kernziel der Digitalisierung im Einkauf.

Mehr dazu: Digitalisierung und KI unter Leistungen. Siehe auch: Purchase-to-Pay

N bis R

No PO, no Pay

Regel, nach der eine Rechnung nur bezahlt wird, wenn ihr eine im System angelegte Bestellung (Purchase Order) zugrunde liegt. No PO, no Pay macht Bestellungen am Einkauf vorbei sichtbar und sollte erst gelten, wenn es für die wichtigsten Bedarfe einfache Bestellwege gibt.

Mehr dazu: Blogbeitrag Maverick Buying. Siehe auch: Einkaufsrichtlinie

Pflichtenheft

Dokument des Anbieters, das beschreibt, wie er die Anforderungen aus dem Lastenheft technisch umsetzt. Bei der Abnahme einer Software wird geprüft, ob die implementierte Lösung dem Pflichtenheft entspricht.

Mehr dazu: Einführung und Rollout unter Leistungen. Siehe auch: Lastenheft

Portfolioanalyse

Einordnung der Warengruppen nach Kriterien wie Einkaufsvolumen, Versorgungsrisiko und Bedeutung für das Unternehmen. Aus der Portfolioanalyse ergibt sich, für welche Warengruppen sich enge Partnerschaften lohnen und wo Ausschreibungen und Bündelung mehr bringen.

Mehr dazu: Einkaufsstrategie unter Leistungen. Siehe auch: Warengruppe, Lieferantenmanagement (SRM)

Purchase-to-Pay (P2P)

Operativer Beschaffungsprozess von der Bedarfsanforderung über Freigabe, Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung und Zahlung. Ein durchgängig digitaler P2P-Prozess verkürzt Durchlaufzeiten und reduziert manuelle Arbeit in Einkauf und Buchhaltung.

Mehr dazu: Digitalisierung und KI sowie Softwareauswahl unter Leistungen. Siehe auch: Source-to-Pay, Medienbruch

Rahmenvertrag

Vereinbarung mit einem Lieferanten über Preise und Konditionen für einen bestimmten Zeitraum, aus der dann einzelne Bestellungen abgerufen werden. Rahmenverträge bündeln Volumen und verkürzen den Bestellaufwand für wiederkehrende Bedarfe.

Mehr dazu: Blogbeitrag Einkaufsoptimierung. Siehe auch: Katalogmanagement

RFI (Request for Information)

Unverbindliche Informationsanfrage an Anbieter vor der eigentlichen Ausschreibung. Gefragt wird nach Unternehmensdaten, Referenzen, Zertifizierungen und grundsätzlichem Vorgehen. Das Ergebnis ist eine Shortlist für die nächste Runde.

Mehr dazu: Blogbeitrag RFI, RFP und RFQ. Siehe auch: RFP, Longlist und Shortlist

RFP (Request for Proposal)

Aufforderung an Anbieter, für eine komplexe Anforderung einen Lösungsvorschlag mit Preis einzureichen. Weil sich die Angebote inhaltlich unterscheiden, werden sie mit einer gewichteten Entscheidungsmatrix bewertet.

Mehr dazu: Blogbeitrag RFI, RFP und RFQ, Ausschreibungsmanagement unter Leistungen. Siehe auch: Entscheidungsmatrix

RFQ (Request for Quotation)

Preisanfrage für klar beschriebene Produkte oder Leistungen, etwa Drehteile nach Zeichnung. Bewertet wird überwiegend nach Preis und Konditionen, weil die Leistung bereits festgelegt ist.

Mehr dazu: Blogbeitrag RFI, RFP und RFQ. Siehe auch: RFx, Bietervergleich

RFx

Sammelbegriff für RFI, RFP und RFQ. Die typische Reihenfolge ist zuerst ein RFI, danach ein RFP oder RFQ. Bei bekannten Märkten und Standardteilen kann der Einkauf Stufen überspringen.

Mehr dazu: Blogbeitrag RFI, RFP und RFQ, Ausschreibungsmanagement unter Leistungen. Siehe auch: Ausschreibung

ROI (Return on Investment)

Verhältnis zwischen dem Ertrag einer Maßnahme und dem eingesetzten Kapital. Im Einkauf wird damit gemessen, wie schnell sich etwa ein Beratungs- oder Softwareprojekt durch Einsparungen bezahlt macht. In einem Maschinenbauprojekt lag der ROI bei 8:1 innerhalb von sechs Monaten.

Mehr dazu: Einkaufsoptimierung unter Leistungen. Siehe auch: Einkaufsoptimierung

S bis Z

SAP Ariba

Beschaffungsplattform von SAP für Lieferantenmanagement, Ausschreibungen, Verträge, Bestellungen und Rechnungen. SAP Ariba ist vor allem für Unternehmen interessant, die bereits stark auf SAP setzen, und wird häufig gegen Coupa abgewogen.

Mehr dazu: Beitrag SAP Ariba vs. Coupa im Blog, Softwareauswahl unter Leistungen. Siehe auch: Coupa

Skonto

Preisnachlass für die Zahlung einer Rechnung innerhalb einer kurzen Frist. Wer bei einem Zahlungsziel von 30 Tagen 2% Skonto für Zahlung binnen 10 Tagen verfallen lässt, zahlt rechnerisch rund 36% Jahreszins. Bessere Zahlungskonditionen gehören deshalb zu den schnellen Hebeln der Einkaufsoptimierung.

Mehr dazu: Blogbeitrag Einkaufsoptimierung. Siehe auch: Einkaufsoptimierung

Soll-Prozess

Beschreibung, wie ein Prozess künftig ablaufen soll. Er wird aus der Aufnahme des Ist-Prozesses und aus Best Practices abgeleitet und ist die Grundlage für Lastenheft, Softwareauswahl und späteren Rollout.

Mehr dazu: Softwareauswahl sowie Einführung und Rollout unter Leistungen. Siehe auch: Lastenheft

Source-to-Pay (S2P)

Gesamter Beschaffungsprozess von der Bedarfsermittlung und Lieferantensuche über Ausschreibung und Vertrag bis zur Bestellung und Zahlung. Source-to-Pay umfasst damit auch den strategischen Teil, während Purchase-to-Pay erst bei der Bestellanforderung beginnt.

Mehr dazu: Digitalisierung und KI unter Leistungen, Beitrag SAP Ariba vs. Coupa im Blog. Siehe auch: Purchase-to-Pay

Spend-Analyse

Auswertung der Einkaufsausgaben, meist der letzten zwölf Monate, nach Warengruppen, Lieferanten und Umfang. Die Spend-Analyse zeigt, wo sich Nachverhandlung und Bündelung am meisten lohnen, und ist deshalb der übliche Startpunkt jeder Einkaufsoptimierung.

Mehr dazu: Einkaufsoptimierung unter Leistungen, Blogbeitrag Einkaufsoptimierung. Siehe auch: Warengruppe, Lieferantenkonsolidierung

Tail Spend

Der kleinteilige Teil des Einkaufsvolumens mit vielen Lieferanten und geringen Einzelbeträgen. Tail Spend verursacht im Verhältnis zum Wert hohe Prozesskosten, und gerade hier wird viel am Einkauf vorbei bestellt.

Mehr dazu: Blogbeitrag Maverick Buying. Siehe auch: Maverick Buying, Indirekter Einkauf

Training-on-the-Job

Schulung direkt in der täglichen Arbeit, etwa während einer laufenden Ausschreibung oder Verhandlung. Das Einkaufsteam wendet Methoden sofort an echten Fällen an, statt sie nur im Seminar zu hören.

Mehr dazu: Workshops und Trainings unter Leistungen. Siehe auch: Change Management

Vergabeempfehlung

Begründeter Vorschlag am Ende einer Ausschreibung, welcher Anbieter den Zuschlag erhalten soll. Sie fasst Bietervergleich, Bewertung in der Entscheidungsmatrix und Verhandlungsergebnisse zusammen und dient der Geschäftsführung als Entscheidungsgrundlage.

Mehr dazu: Ausschreibungsmanagement und Softwareauswahl unter Leistungen. Siehe auch: Bietervergleich

Warengruppe

Zusammenfassung gleichartiger Materialien oder Dienstleistungen, etwa Arbeitsschutzkleidung, IT-Hardware oder Logistikleistungen. Warengruppen sind die Einheit, in der der Einkauf Ausgaben auswertet, Strategien festlegt und Bedarfe bündelt.

Mehr dazu: Einkaufsstrategie unter Leistungen. Siehe auch: Portfolioanalyse, Spend-Analyse