KI im Einkauf: Was heute schon funktioniert und wo die Grenzen liegen

Wer im Einkauf schon mit ChatGPT oder Copilot gearbeitet hat, kennt beide Seiten. Das Anschreiben für eine Ausschreibung ist in zwei Minuten fertig, die Zusammenfassung eines 40-seitigen Rahmenvertrags in fünf. Fragt man aber nach dem aktuellen Preis für Edelstahl, bekommt man eine Zahl, für die es keine Quelle gibt. Wenn ich über künstliche Intelligenz im Einkauf spreche, meine ich zwei Arten von Werkzeugen. Die einen erkennen Muster in großen Datenmengen, zum Beispiel in Rechnungen und Bestellungen. Die anderen, die generative KI, schreiben und lesen Texte. Beide sparen Zeit bei Routinearbeit, und beide brauchen saubere Daten und jemanden, der die Ergebnisse prüft.

Wo KI heute Zeit spart

Am meisten bringt KI im Moment bei der Arbeit mit Daten. Wer schon einmal eine Spend-Analyse gemacht hat, weiß, wie lange die Zuordnung von Rechnungen zu Warengruppen dauert, vor allem bei Freitextbuchungen. KI-Werkzeuge erledigen einen großen Teil davon automatisch. Der Einkauf prüft danach nur noch die Fälle, bei denen sich das System nicht sicher ist. Ähnlich ist es beim Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Abweichungen bei Preis oder Menge und doppelte Rechnungen fallen auf, bevor gezahlt wird.

Der zweite Bereich ist die Arbeit mit Texten. Generative KI liest Verträge und findet Klauseln zu Laufzeit, Kündigung, Preisgleitung oder Haftung. Sie schreibt erste Entwürfe für Lastenhefte, Anschreiben und Fragenkataloge und ordnet eingegangene Angebote vor. Zur Vorbereitung auf Verhandlungen nutze ich sie ebenfalls, etwa um die Argumente eines Lieferanten vorher durchzuspielen. Die Verhandlung selbst führt aber weiterhin ein Mensch.

Außerdem gibt es Werkzeuge, die Nachrichten, Finanzdaten und Registereinträge zu wichtigen Lieferanten auswerten und warnen, wenn sich etwas ändert, zum Beispiel bei Anzeichen für eine Insolvenz. Die großen Anbieter von Einkaufssoftware bauen solche Funktionen jetzt direkt in ihre Systeme ein. In mehreren großen Suiten ist ein KI-Assistent inzwischen fester Teil von Ausschreibung, Vertragsmanagement und Rechnungsprüfung. Welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, klären wir in der Softwareauswahl.

Wo die Grenzen liegen

In den meisten Firmen bremst die Qualität der Daten mehr als die Technik. Wenn Materialnummern fehlen, Lieferanten doppelt angelegt sind oder jede Rechnung anders gebucht wird, kommen auch mit einem guten Werkzeug unzuverlässige Ergebnisse heraus. Oft ist es deshalb der beste erste Schritt, die Stammdaten aufzuräumen.

Generative KI klingt überzeugend, hat aber nicht immer recht. Eine Vertragszusammenfassung kann eine wichtige Klausel weglassen, und Marktpreise aus einem Sprachmodell sind oft veraltet oder erfunden, wie beim Edelstahl. Alles, worauf eine Entscheidung beruht, muss deshalb ein Mensch prüfen.

Ein weiterer Punkt ist die Vertraulichkeit. Preise, Konditionen und Vertragsinhalte gehören nicht in frei verfügbare Tools, deren Anbieter die Eingaben vielleicht weiterverwenden. Dafür braucht es freigegebene Werkzeuge mit geregeltem Datenschutz und eine interne Regel, die jeder im Team kennt.

Wie Sie am besten anfangen

Ich rate zu einem kleinen ersten Projekt, das sich oft wiederholt und leicht zu prüfen ist. Ein Beispiel: Die KI liest aus allen Lieferantenverträgen Laufzeiten und Kündigungsfristen aus und schreibt sie in eine Liste. Das spart Tage an Lesearbeit, und das Ergebnis können Sie mit Stichproben kontrollieren. Genauso gut passt die Zuordnung der Ausgaben in einer einzelnen Warengruppe.

Vorher sollte klar sein, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten dort hinein dürfen. Außerdem verlangt die europäische KI-Verordnung seit Februar 2025, dass Unternehmen die KI-Kompetenz von Mitarbeitern fördern, die mit KI-Systemen arbeiten. Seit der Änderung durch den Digital Omnibus im Juli 2026 genügen dafür nachweisbare Maßnahmen wie Schulungen und eine interne Nutzungsregel. Ein Test über einige Wochen zeigt dann, ob sich der Aufwand rechnet, bevor weitere Bereiche dazukommen.

Damit das Team die Werkzeuge auch nutzt, braucht es Übung mit eigenen Beispielen. Dafür biete ich KI-Trainings für Einkaufsteams an. Wenn es um eine Roadmap und die Auswahl der Werkzeuge geht, unterstütze ich Sie im Bereich Digitalisierung und KI.

Häufige Fragen zu KI im Einkauf

Ersetzt KI den Einkäufer?

Nein. KI übernimmt Routinearbeit wie die Zuordnung von Daten, den Abgleich von Rechnungen und erste Entwürfe. Lieferantenbeziehungen, Verhandlungen und Vergabeentscheidungen bleiben beim Menschen.

Darf man ChatGPT für die Verhandlungsvorbereitung nutzen?

Für allgemeine Argumente und Gesprächsleitfäden ja. Konkrete Preise, Konditionen und Vertragsdetails gehören nur in Werkzeuge, die Ihr Unternehmen freigegeben hat.

Braucht man dafür eine neue Einkaufssoftware?

Nicht unbedingt. Viele Anwendungsfälle lassen sich mit vorhandenen Office- und KI-Werkzeugen umsetzen. Neuere Einkaufssysteme bringen KI-Funktionen aber immer öfter gleich mit.

Erstgespräch

Im unverbindlichen Erstgespräch schauen wir zusammen, mit welchem Anwendungsfall Sie in Ihrem Einkauf am besten starten.

Über den Autor: Stefan Roggatz berät seit 2019 selbstständig zu Einkaufsoptimierung, Lieferantenmanagement und E-Procurement und spricht auf Fachveranstaltungen wie den BME-eLÖSUNGSTAGEN über KI im Einkauf.