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RFI, RFP und RFQ: Welche Anfrage Sie wann im Einkauf einsetzen

Ob ein Unternehmen 50.000 Drehteile nach Zeichnung braucht oder einen neuen Logistikdienstleister für drei Standorte sucht, macht für die Anfrage einen großen Unterschied. Bei den Drehteilen ist klar, was geliefert werden soll, und es geht vor allem um den Preis. Beim Logistiker weiß der Einkauf vielleicht noch nicht, welche Lösungen es am Markt gibt. Für diese Fälle gibt es drei Arten von Anfragen. Ein RFI (Request for Information) sammelt Informationen über Markt und Anbieter. Ein RFP (Request for Proposal) fragt nach Lösungsvorschlägen mit Preis für komplexe Anforderungen. Ein RFQ (Request for Quotation) fragt nach Preisen für klar beschriebene Produkte oder Leistungen. Zusammen nennt man sie RFx.

RFI: den Markt kennenlernen

Ein Request for Information kommt vor der eigentlichen Ausschreibung. Sie fragen Anbieter nach Größe, Referenzen, Zertifizierungen, Leistungen und ihrem Vorgehen, ohne schon ein verbindliches Angebot zu erwarten. Im Logistikbeispiel zeigt der RFI, welche Dienstleister alle drei Standorte abdecken, wer die Branche kennt und in welcher Größenordnung die Preise liegen. Am Ende steht eine Shortlist mit meist drei bis fünf Namen.

Ich empfehle einen RFI auch dann, wenn Sie den Markt eigentlich kennen, die letzte Ausschreibung aber ein paar Jahre her ist. Vor allem bei Software ändert sich in dieser Zeit viel.

RFP: Lösungen vergleichen

Im Request for Proposal beschreiben Sie Ausgangslage, Ziele und Anforderungen. Die Anbieter schlagen vor, wie sie die Aufgabe lösen würden, und nennen einen Preis. Der Logistiker schreibt also neben dem Preis pro Palette auch, wie er die Lieferungen zwischen den Standorten organisieren würde, mit welchen Fahrzeugen und in welcher Zeit.

Weil die Angebote inhaltlich verschieden sind, reicht ein reiner Preisvergleich nicht aus. Ich bewerte sie deshalb mit einer gewichteten Matrix, dazu gleich mehr. Typische Einsatzfelder für RFPs sind Software, IT-Dienstleistungen, Logistik und Facility Management.

RFQ: Preise vergleichen

Beim Request for Quotation steht die Leistung schon fest, zum Beispiel über Zeichnung, Material, Menge und Liefertermin. Bei den Drehteilen bieten alle Lieferanten dasselbe Teil an, deshalb entscheiden Preis, Lieferzeit und Konditionen. Im direkten Einkauf ist das der Normalfall. Im indirekten Einkauf passt der RFQ für Standardartikel wie Notebooks oder Arbeitsschutzkleidung.

Die Unterschiede auf einen Blick

Wie die Anfragen zusammenhängen

In einem vollständigen Verfahren kommen die Anfragen nacheinander. Zuerst schreiben Einkauf und Fachabteilung in einem Lastenheft auf, was gebraucht wird. Der RFI liefert die Shortlist. Danach gehen RFP oder RFQ an die ausgewählten Anbieter, jeweils mit festen Fristen und einem Termin, bis zu dem Fragen gestellt werden können. Die Antworten auf diese Fragen sollten alle Anbieter gleichzeitig bekommen, damit niemand einen Vorteil hat.

Mit den zwei oder drei besten Anbietern folgen Präsentationen und Verhandlungen. Bei Standardleistungen kann eine Reverse Auction den Preiswettbewerb abschließen. Wer nicht zum Zug kommt, sollte eine kurze Rückmeldung bekommen, denn Sie brauchen diese Anbieter bei der nächsten Ausschreibung wieder.

Nicht jedes Projekt braucht alle Stufen. Wenn Sie Markt und Anforderungen gut kennen, können Sie direkt mit einem RFP starten. Für die Drehteile bei bekannten Lieferanten reicht meist ein RFQ.

Angebote fair bewerten

Für einen belastbaren Angebotsvergleich braucht es bei RFPs eine Bewertungsmatrix, in der jedes Kriterium nach seiner Bedeutung für Ihr Unternehmen gewichtet ist. Bei einer Softwareauswahl könnte das so aussehen: Abdeckung der Anforderungen 35%, Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit 30%, Einführung und Referenzen 20%, Service und Support 15%.

Diese Gewichtung lege ich fest, bevor die Unterlagen rausgehen. Wer sie erst nach Eingang der Angebote bestimmt, lässt sich leicht vom Favoriten leiten, und die Entscheidung ist intern schwerer zu begründen. Bei den Kosten schaue ich immer auf die ganze Laufzeit, denn Einführung und Betrieb unterscheiden sich zwischen Anbietern oft mehr als der Einstiegspreis. Für die Gespräche danach unterstütze ich Sie mit meiner Verhandlungsberatung.

Woran Ausschreibungen häufig scheitern

Die meisten Probleme entstehen vor dem Versand. Wenn die Anforderungen zu ungenau sind, kommen Angebote zurück, die sich kaum vergleichen lassen, und die Rückfragen kosten mehr Zeit als eine gute Vorbereitung. Wer in der RFP-Phase zehn Anbieter anschreibt, muss danach zehn umfangreiche Angebote auswerten, und die Entscheidung wird dadurch nicht besser.

Zu kurze Fristen führen dazu, dass gute Anbieter absagen oder nur Standardunterlagen schicken. Und bei komplexen Leistungen wird das günstigste Angebot im Betrieb oft das teuerste, wenn nur der Preis gezählt hat.

Beispiel: Auswahl einer Einkaufssoftware

Bei der Auswahl einer Source-to-Pay-Lösung schicke ich den RFI meist an acht bis zehn Anbieter, darunter große Suiten internationaler Anbieter und spezialisierte Lösungen für den Mittelstand. Drei bis vier davon bekommen das RFP mit konkreten Anwendungsfällen aus dem Unternehmen. Die zwei besten zeigen ihr System an echten Beispielprozessen, bevor wir verhandeln. So entsteht der hohe Aufwand für die Bewertung nur bei Anbietern, die grundsätzlich passen. Wie ich Systeme herstellerneutral vergleiche, steht auf der Seite Softwareauswahl. Wenn Sie Unterstützung bei Planung und Ablauf brauchen, finden Sie mehr auf der Seite Ausschreibungsmanagement.

Gilt für Unternehmen das Vergaberecht?

Private Unternehmen können ihre Lieferanten grundsätzlich frei wählen. Das öffentliche Vergaberecht gilt für öffentliche Auftraggeber, für bestimmte Sektorenauftraggeber, etwa in der Energie- und Wasserversorgung, und für Förderprojekte, deren Bescheid eine Vergabe nach Vergaberecht vorschreibt. Im Zweifel sollten Sie das rechtlich prüfen lassen.

Häufige Fragen zu RFI, RFP und RFQ

Was bedeutet RFx?

RFx ist der Sammelbegriff für alle Anfragearten im Einkauf, also RFI, RFP, RFQ und RFT (Request for Tender).

Ist ein RFQ verbindlich?

Die Anfrage selbst verpflichtet den Einkäufer zu nichts. Das Angebot des Lieferanten ist nach deutschem Recht (§ 145 BGB) in der Regel bindend, außer er kennzeichnet es ausdrücklich als freibleibend.

Wie lange dauert ein RFP-Prozess?

Bei Standarddienstleistungen reichen oft wenige Wochen. Bei einer Softwareauswahl und größeren Dienstleistungsverträgen sollten Sie mehrere Monate einplanen.

Erstgespräch

Wenn Sie eine Ausschreibung oder eine Softwareauswahl planen, klären wir im unverbindlichen Erstgespräch, welcher Ablauf für Ihr Vorhaben passt.

Über den Autor: Stefan Roggatz berät seit 2019 selbstständig zu Einkaufsoptimierung, Lieferantenmanagement und E-Procurement. Zuvor arbeitete er im Konzerneinkauf der Siemens AG und bei Anbietern von Einkaufssoftware.