Maverick Buying: Wie Sie Bestellungen am Einkauf vorbei dauerhaft reduzieren

Ein Schichtleiter braucht bis zum nächsten Morgen zwei Ersatzpumpen. Über das Bestellsystem würde die Freigabe drei Tage dauern, also ruft er den Händler an, den er seit Jahren kennt. Die Pumpen kommen pünktlich, allerdings zum Listenpreis statt zum Preis aus dem Rahmenvertrag, und die Rechnung kommt ohne Bestellnummer in der Buchhaltung an. Solche Fälle nennt man Maverick Buying: Einkäufe, die an den festgelegten Abläufen, Rahmenverträgen oder freigegebenen Lieferanten vorbeigehen. Als Einzelfall fällt das kaum ins Gewicht. Über ein Jahr und alle Abteilungen gerechnet fehlt dem Einkauf dadurch aber ein großer Teil der Mengen, mit denen er verhandeln könnte.

Was unter Maverick Buying fällt

Der Begriff kommt aus dem Englischen, ein Maverick ist ein Einzelgänger. Auf Deutsch sagt man oft Einkauf am Einkauf vorbei, das Geld, das so ausgegeben wird, heißt Maverick Spend. Am häufigsten passiert es im indirekten Einkauf. Jemand kauft IT-Zubehör mit der Firmenkreditkarte im Onlineshop, ein Handwerker wird per Telefon beauftragt oder das Marketing bucht eine Agentur, bevor der Einkauf davon weiß.

Nicht jede Abweichung zählt dazu. Wenn es für Notfälle einen eigenen Ablauf gibt oder Mitarbeiter kleine Beträge bis zu einer festen Grenze selbst kaufen dürfen, ist das so gewollt. Die Frage ist, ob es vorher eine klare Regel gab.

Warum Mitarbeiter am Einkauf vorbei bestellen

Wenn ich mit den betroffenen Abteilungen spreche, höre ich fast nie, dass ihnen die Regeln egal sind. Ich höre eher Sätze wie „Bei euch dauert das zwei Wochen“ oder „Den Artikel finde ich im System nicht“. Der wichtigste Grund ist Zeit. Wenn eine Bestellanforderung durch mehrere Freigaben muss, während auf der Baustelle oder in der Produktion jemand wartet, nimmt fast jeder den schnelleren Weg.

Außerdem gibt es für viele Dinge, die regelmäßig gebraucht werden, weder einen Rahmenvertrag noch einen Katalog. Also sucht sich jede Abteilung ihre eigene Lösung. Die Einkaufsrichtlinie liegt oft als PDF im Intranet, und neue Mitarbeiter lesen sie nie. Wo Fachabteilungen ihr eigenes Budget haben, wählen sie Lieferanten aus, ohne die vereinbarten Konditionen zu kennen.

Ein Grund liegt auch beim Einkauf selbst. Wenn er im Haus vor allem als Kontrolle wahrgenommen wird, meldet sich niemand freiwillig, sobald ein neuer Bedarf entsteht. Einkaufsabteilungen, die früh auf die Fachbereiche zugehen und Lösungen anbieten, erfahren viel eher davon.

Was Maverick Buying kostet

Am leichtesten zu sehen sind die höheren Preise, wie bei den Pumpen oben. Teurer ist oft, dass der Einkauf an Verhandlungsmacht verliert, denn er kann einem Lieferanten nur die Mengen zusagen, die er kennt. Hinzu kommen Rückfragen in der Buchhaltung bei jeder Rechnung ohne Bestellung und Arbeit für jeden neu angelegten Lieferanten. Bei ungeprüften Lieferanten fehlen außerdem oft Regeln zu Haftung und Gewährleistung, bei IT-Dienstleistern manchmal auch der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Am längsten wirken die Lücken in den Einkaufsdaten nach. Eine Spend-Analyse zeigt dann nur einen Teil der Ausgaben, und mögliche Einsparungen bleiben unentdeckt. Was sich mit vollständigen Daten sparen lässt, beschreibe ich im Beitrag 7 Hebel für schnelle Einsparungen im Mittelstand.

So berechnen Sie die Maverick-Buying-Quote

Die Maverick-Buying-Quote gibt an, welcher Anteil des beeinflussbaren Einkaufsvolumens außerhalb der festgelegten Abläufe gekauft wird.

Maverick-Buying-Quote = (Einkaufsvolumen außerhalb der Abläufe ÷ beeinflussbares Einkaufsvolumen) × 100

Ein Beispiel: Bei einem beeinflussbaren Volumen von 20 Mio. Euro laufen 2,4 Mio. Euro ohne Bestellung, außerhalb von Rahmenverträgen oder über nicht freigegebene Lieferanten. Die Quote liegt dann bei 12%.

Bevor Sie das erste Mal messen, sollten sich Einkauf und Fachabteilungen einigen, was genau dazu zählt. Sonst streiten später alle über die Definition, und an den Lösungen arbeitet niemand. Die Zahlen finden Sie in Rechnungen ohne Bestellbezug, in Kreditkartenabrechnungen und bei Lieferanten, die nur ein- oder zweimal im Jahr abrechnen. Aussagekräftig wird die Quote, wenn Sie sie nach Warengruppen und Kostenstellen aufteilen.

Eine Quote von null halte ich nicht für sinnvoll, weil jede zusätzliche Kontrolle selbst Arbeit macht. Besser sind Ziele pro Warengruppe, die Sie über mehrere Quartale verfolgen. Bei IT-Hardware mit Katalog darf das Ziel strenger sein als bei Beratungsleistungen.

Was gegen Maverick Buying hilft

Die Reihenfolge ist wichtiger als jede einzelne Maßnahme. Wer zuerst neue Verbote ausspricht und erst später bessere Bestellwege schafft, erlebt meistens, dass die Mitarbeiter neue Umwege finden.

Ich fange deshalb mit der Auswertung an: In welchen Warengruppen, Standorten und Kostenstellen wird am Einkauf vorbei bestellt, und um wie viel Geld geht es? Meist konzentriert sich das auf wenige Bereiche. Mit diesen Abteilungen spreche ich dann, weil ich dort am schnellsten erfahre, wo der offizielle Weg hakt.

Im nächsten Schritt muss der richtige Weg der schnellste werden. Dafür braucht es Rahmenverträge für Dinge, die regelmäßig gebraucht werden, wie Ersatzteile, Arbeitsschutz oder IT-Zubehör, und dazu elektronische Kataloge oder eine Punch-out-Anbindung an den Shop des Vertragslieferanten. Hätte der Schichtleiter die Pumpen in zwei Minuten per Katalogbestellung ordern können, hätte er den Händler nicht angerufen.

Genauso wichtig sind Freigaben, die zum Betrag passen. Für kleine Beträge braucht es keine dreistufige Genehmigung. Bei einem Handelsunternehmen haben wir mit digitalen Genehmigungen im Einkaufssystem die Bestelldauer von acht auf zwei Tage gesenkt.

Erst wenn diese Alternativen da sind, würde ich die Regeln verschärfen. Eine kurze Einkaufsrichtlinie legt Wertgrenzen, Zuständigkeiten und Ausnahmen fest. Mit „No PO, no Pay“ werden Rechnungen ohne Bestellung erst bezahlt, wenn sie geklärt sind. Monatliche Auswertungen pro Kostenstelle zeigen dann, ob sich etwas bewegt, und den Abteilungen auch, was die Rahmenverträge gespart haben.

Welche Rolle Digitalisierung und KI spielen

E-Procurement-Systeme mit Katalogen und Guided Buying senken Maverick Buying, weil der vorgesehene Weg einfacher wird. KI-Werkzeuge ordnen Rechnungen automatisch Warengruppen zu und melden zum Beispiel, wenn ein Artikel mit Rahmenvertrag plötzlich bei einem anderen Lieferanten gekauft wird. Wenn die Zuständigkeiten nicht geklärt sind, hilft allerdings auch die beste Software wenig, weil sie das Durcheinander nur digital abbildet. Mehr dazu im Beitrag KI im Einkauf. Bei der Auswahl passender Systeme unterstütze ich Sie herstellerneutral und ohne Provisionen.

Häufige Fragen zu Maverick Buying

Was bedeutet Maverick Buying auf Deutsch?

Sinngemäß Einkauf am Einkauf vorbei, also Käufe außerhalb der festgelegten Abläufe, Verträge oder Lieferanten.

Ist Maverick Buying verboten?

Gesetzlich nicht. Es verstößt aber meist gegen die interne Einkaufsrichtlinie und kann arbeitsrechtliche Folgen haben, wenn Mitarbeiter bewusst gegen klare Vorgaben handeln.

Was ist der Unterschied zwischen Maverick Buying und Tail Spend?

Tail Spend sind die vielen kleinen Einkäufe bei vielen Lieferanten mit geringen Einzelbeträgen. Maverick Buying bedeutet, dass die vorgesehenen Abläufe umgangen werden. Beides hängt oft zusammen, weil gerade bei den kleinen Beträgen viel am Einkauf vorbei bestellt wird.

Erstgespräch

Wenn Sie wissen möchten, wo in Ihrem Unternehmen am meisten am Einkauf vorbei bestellt wird und womit Sie anfangen sollten, vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit mir.

Über den Autor: Stefan Roggatz berät seit 2019 selbstständig zu Einkaufsoptimierung, Lieferantenmanagement und E-Procurement. Zuvor arbeitete er im Konzerneinkauf der Siemens AG und bei Anbietern von Einkaufssoftware.