Einkaufsoptimierung: 7 Hebel für schnelle Einsparungen im Mittelstand

Wenn ich mit einem neuen Kunden anfange, frage ich als Erstes, wie viele Lieferanten im letzten Jahr eine Rechnung geschickt haben. Die ehrliche Antwort lautet fast immer: Das wissen wir nicht genau. Sortiert man dann die Kreditorenliste nach Umsatz, ist sie meistens viel länger als gedacht, und viele Namen kommen nur ein- oder zweimal im Jahr vor. Hier fängt Einkaufsoptimierung an. Ich schaue mir an, wofür das Geld ausgegeben wird, lege Mengen zusammen, verhandle Preise neu und sorge dafür, dass die neuen Konditionen auch genutzt werden. So lassen sich die Einkaufskosten senken, in meinen Projekten im Schnitt um 12 bis 18% des Einkaufsvolumens. Manche der folgenden sieben Punkte bringen schon nach wenigen Wochen Geld, andere brauchen ein halbes Jahr.

1. Ausgaben vollständig auswerten

Ich beginne immer mit einer Spend-Analyse. Dabei werte ich alle Ausgaben der letzten zwölf Monate nach Warengruppen, Lieferanten und Standorten aus. Die Daten sind fast immer vorhanden, im ERP-System und in der Buchhaltung. Aufwendig wird es bei Rechnungen, die mit Freitext oder auf Sammelkonten gebucht wurden. Diese Arbeit mache ich trotzdem gründlich, weil ich erst danach weiß, welche drei oder vier Warengruppen den Großteil des Geldes ausmachen. Dort setze ich dann an.

2. Bedarfe bündeln und Lieferanten reduzieren

Ein typisches Beispiel: Drei Standorte kaufen Arbeitsschutzkleidung bei drei verschiedenen Händlern. Keiner dieser Händler weiß, wie viel das Unternehmen insgesamt abnimmt, und so fallen dann auch die Preise aus. Wenn ich die Mengen zusammenlege und nur noch mit einem oder zwei Händlern verhandle, läuft das Gespräch ganz anders. Gleichzeitig hat die Buchhaltung weniger Arbeit, weil weniger Lieferanten angelegt, geprüft und bezahlt werden müssen.

Nach einer Fusion habe ich als Interims-CPO zwei Einkaufsabteilungen zusammengeführt. Am Ende hatten wir 40% weniger Lieferanten.

3. Alte Verträge nachverhandeln

Viele Rahmenverträge laufen jahrelang weiter, ohne dass jemand die Preise mit dem Markt vergleicht. Ich sehe mir besonders die Preiserhöhungen aus 2022 und 2023 an. Damals haben viele Lieferanten höhere Energie- und Rohstoffkosten an ihre Kunden weitergegeben. Die Kosten sind seitdem wieder gesunken, die Preise in den Verträgen oft nicht.

Mit aktuellen Marktpreisen und den gebündelten Mengen aus Punkt 2 lassen sich solche Positionen meist in wenigen Wochen korrigieren. Wenn ein Lieferant nicht mitgeht, frage ich bei zwei oder drei anderen Anbietern an. Dann ist schnell klar, was der Markt hergibt. Wann dafür ein RFQ reicht und wann ein RFP besser passt, erkläre ich im Beitrag RFI, RFP und RFQ im Einkauf.

4. Spezifikationen hinterfragen

Ein Teil der Kosten steckt in Vorgaben, die seit Jahren niemand geprüft hat. Ich habe schon Oberflächenbehandlungen für Bauteile gesehen, die innen im Gerät verbaut sind, feste Markenvorgaben für einfaches Verbrauchsmaterial und Sonderausführungen, die einmal für einen einzigen Kunden eingeführt wurden. Solche Dinge findet der Einkauf nur zusammen mit der Technik und der Fachabteilung. Das dauert länger als eine Nachverhandlung, dafür spart das Unternehmen danach bei jeder Bestellung.

5. Skonto konsequent nutzen

Beim Skonto wird im Alltag viel Geld verschenkt. Ein Rechenbeispiel: Wer bei der Kondition „2% Skonto innerhalb von 10 Tagen, netto 30 Tage“ das Skonto nicht zieht, zahlt umgerechnet einen Jahreszins von rund 36% für 20 Tage mehr Zeit. Ich prüfe deshalb immer, ob Rechnungen so lange in der Freigabe liegen, dass die Frist abläuft. Wo es kein Skonto gibt, kann ein längeres Zahlungsziel die Liquidität verbessern. Beides lässt sich gut in Gesprächen mitverhandeln, die ohnehin anstehen.

6. Maverick Buying eindämmen

Gute Konditionen bringen nur dann etwas, wenn die Fachabteilungen auch über die Verträge bestellen. In vielen Firmen bestellen Kollegen weiter beim Händler ihrer Wahl, meistens weil der offizielle Weg zu lange dauert. Wie man das misst und ändert, beschreibe ich im Beitrag Maverick Buying.

7. Den Bestellprozess verschlanken

Büromaterial für 80 Euro läuft in vielen Unternehmen durch dieselben Schritte wie ein Maschinenteil für 20.000 Euro, von der Anforderung über Freigabe und Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung. Die Kosten für diesen Ablauf können höher sein als der Wert der Ware. Kataloge für Standardartikel, Wertgrenzen für Freigaben und digitale Genehmigungen machen den Weg kürzer. Bei einem Handelsunternehmen haben wir mit Source-to-Pay von JAGGAER die Bestelldauer von acht auf zwei Tage gesenkt, alle Genehmigungen laufen dort jetzt digital.

Womit Sie anfangen sollten

Wer den Einkauf optimieren will und schnell Ergebnisse braucht, fängt am besten mit Nachverhandlungen und Skonto an, weil man dafür intern wenig abstimmen muss. Vorher sollte aber die Auswertung der Ausgaben stehen, damit Sie mit den richtigen Lieferanten sprechen. Spezifikationen, Maverick Buying und Bestellprozess brauchen mehr Zeit. Sie sorgen dafür, dass die Einsparungen nach einem Jahr nicht wieder weg sind.

Bei einem Maschinenbauer haben Spend-Analyse und Lieferantenkonsolidierung zusammen 15,3% Einsparung gebracht. Die Kosten für die Beratung hatten sich nach sechs Monaten achtmal wieder eingespielt.

Häufige Fragen zur Einkaufsoptimierung

Wie viel lässt sich im Einkauf einsparen?

In meinen Projekten waren es im Schnitt 12 bis 18% des Einkaufsvolumens. Wie viel es bei Ihnen ist, hängt von Branche und Warengruppen ab und davon, wann der Einkauf zuletzt gründlich geprüft wurde.

Womit sollte man anfangen?

Mit einer Auswertung der Ausgaben der letzten zwölf Monate. Daran sehen Sie, wo sich Nachverhandlung und Bündelung am meisten auszahlen.

Erstgespräch

Im unverbindlichen Erstgespräch erzählen Sie mir, wie Ihr Einkauf heute aufgestellt ist, und ich sage Ihnen, welche dieser Punkte bei Ihnen am meisten bringen. Wie ich dabei vorgehe, steht auf der Seite Einkaufsoptimierung.

Über den Autor: Stefan Roggatz berät seit 2019 selbstständig zu Einkaufsoptimierung, Lieferantenmanagement und E-Procurement. Zuvor arbeitete er im Konzerneinkauf der Siemens AG und bei Anbietern von Einkaufssoftware.